Mọi phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ phải còn hiệu lực vào cùng một ngày — trong khi mỗi nơi có một nhịp cấp riêng, và bạn không kiểm soát nhịp nào cả.
Đây là bài toán khó nhất của cả bộ hồ sơ, và nó giải được bằng một bảng đơn giản.
Ba con số cho mỗi nơi
Thời gian lấy: từ lúc gửi yêu cầu tới lúc cầm được phiếu, gồm cả thời gian gửi nếu ở xa.
Thời hạn hiệu lực: phiếu có giá trị bao lâu theo yêu cầu của bên nhận.
Và thời gian cho chuỗi sau: dịch và bước công nhận, nếu phiếu ấy cần.
Con số thứ ba hay bị quên, và nó là con số làm hỏng nhiều kế hoạch nhất — vì người ta canh hiệu lực cho ngày nhận phiếu chứ không cho ngày phiếu đã sẵn sàng để nộp.
Cách tính cửa sổ khởi động
Với mỗi nơi, tính hai mốc từ ngày nộp dự kiến.
Mốc sớm nhất được phép bắt đầu = ngày nộp trừ thời hạn hiệu lực, cộng lại thời gian cho chuỗi dịch và công nhận.
Mốc muộn nhất phải bắt đầu = ngày nộp trừ thời gian lấy, trừ thời gian chuỗi sau, trừ thêm phần đệm.
Khoảng giữa hai mốc là cửa sổ khởi động của nơi ấy. Vẽ tất cả các cửa sổ lên một trục thời gian và bạn thấy ngay bức tranh.
Vì sao phần đệm ở nhóm này phải rộng hơn
Ở các nhóm giấy khác, chậm một tuần chỉ là chậm một tuần. Ở nhóm này, chậm một tuần có thể nghĩa là phải làm lại toàn bộ một phiếu — và với phiếu từ nước ngoài, đó là cả một vòng.
Ba nguồn chậm phổ biến: nơi cấp xử lý lâu hơn thông thường vào một giai đoạn nào đó · thời gian gửi hai chiều dài hơn dự tính · và một vòng phải làm lại vì sai loại hoặc sai thông tin.
Cách xử lý: với mỗi nơi, cộng thêm một phần đệm tương xứng với độ xa và độ không chắc chắn của nó. Nơi gần và quen thì đệm mỏng; nơi xa và chưa từng liên hệ thì đệm dày.
Phần đệm ấy không lãng phí — nó là thứ duy nhất đứng giữa một lịch chạy được và một lịch phải làm lại.
Ba tình huống và cách xử lý
Các cửa sổ chồng lên nhau. Trường hợp dễ nhất: chọn một ngày nằm trong phần chung và khởi động tất cả cùng lúc.
Các cửa sổ lệch nhau nhưng còn phần chung hẹp. Hãy khởi động đúng ngày và đừng trễ — vì với cửa sổ hẹp, một tuần chậm là phải làm lại một phiếu.
Không có phần chung. Tức là một nơi có thời gian lấy dài hơn thời hạn hiệu lực cho phép. Đây là tình huống phải hỏi bên nhận, không phải tình huống tự xoay xở.
Khi không có phần chung
Đừng kết luận rằng hồ sơ không làm được. Hãy hỏi bên nhận ba câu.
Hiệu lực được tính tới mốc nào — ngày nộp, ngày tiếp nhận, hay ngày xét. Nếu tính tới ngày nộp, cửa sổ của bạn rộng hơn bạn tưởng.
Có chấp nhận phiếu quá hạn kèm giải thích không, khi lý do là thời gian cấp ở nơi đó.
Và có cho nộp bổ sung sau không, tức nộp hồ sơ trước rồi bổ sung phiếu khi có.
Một trong ba câu ấy thường mở ra lối đi. Và nếu cả ba đều không, hãy hỏi luật sư di trú — đây là tình huống có tiền lệ và có cách trình bày.
Ghi lại bảng này để dùng lại
Ba con số cho mỗi nơi không chỉ dùng một lần. Bạn sẽ cần chúng lại ở ít nhất hai tình huống: khi ngày nộp dời, và khi một phiếu phải làm lại.
Hãy giữ chúng cùng bộ phiếu năm ô, kèm ngày bạn tra và nguồn của từng con số. Sau vài tháng, không ai nhớ nổi mình đã nghe con số nào từ đâu.
Khi ngày nộp bị dời
Với nhóm giấy này, ngày nộp dời là chuyện phải xử lý ngay chứ không phải để đó.
Rà lại từng phiếu: tờ nào sẽ hết hiệu lực trước ngày mới, và tờ nào chưa đến cửa sổ khởi động.
Và đừng vội xin lại ngay. Nếu ngày mới còn xa, việc xin lại sớm chỉ tạo ra một phiếu sẽ lại hết hạn. Hãy tính lại cửa sổ trước.
Đây là lý do nên giữ bảng ba con số ấy sau khi đã dùng — bạn sẽ cần nó lại.
Thời hạn hiệu lực, mốc tính hiệu lực và khả năng nộp bổ sung khác nhau hoàn toàn theo từng hệ thống — hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ trước khi bắt đầu xin bất cứ phiếu nào.
Tôi nên xin phiếu vào lúc nào?
Trong cửa sổ khởi động tính được từ ba con số: thời gian lấy, thời hạn hiệu lực, và thời gian cho chuỗi dịch và công nhận.
Thời gian lấy dài hơn thời hạn hiệu lực thì sao?
Hãy hỏi bên nhận về mốc tính hiệu lực, về việc chấp nhận kèm giải thích, và về khả năng nộp bổ sung. Một trong ba thường mở ra lối đi.
Tôi quên tính thời gian dịch và công nhận?
Đây là lỗi phổ biến nhất ở nhóm này. Hãy tính lại cửa sổ với con số thứ ba trước khi gửi yêu cầu.
Ngày nộp dời thì tôi xin lại ngay chứ?
Đừng vội. Hãy tính lại cửa sổ trước — xin quá sớm chỉ tạo ra một phiếu sẽ lại hết hạn.
