Yêu cầu bổ sung
Sau khi gửi: bộ lưu của bạn giờ có nhiều lớp, và nó phải đọc lại được
Hồ sơ ban đầu là lớp một. Mỗi vòng bổ sung thêm một lớp. Nếu các lớp nằm rời nhau, sau vài tháng không ai biết mình đã nộp gì cho ai.
#chuẩn bị giấy tờ
Yêu cầu bổ sung
Yêu cầu bổ sung
Khi yêu cầu bổ sung là một tài liệu bạn không thể có
Có những tài liệu không tồn tại, không còn nơi cấp, hoặc chưa từng được lập. Câu trả lời đúng là một tập giấy chứng minh bạn đã đi tìm — không phải một thứ gần
Yêu cầu bổ sung
Soạn tập trả lời như một tập hồ sơ nhỏ, không phải một xấp giấy rời
Tập trả lời có cấu trúc riêng: sắp theo thứ tự các ý trong công văn, có trang đầu mục, và mỗi tờ chỉ ra nó đáp ứng ý nào.
Yêu cầu bổ sung
Hạn trả lời nằm trong chính văn bản — và đó là con số duy nhất đáng tin
Không có hạn chung cho mọi thủ tục. Hạn của bạn nằm trong tờ giấy bạn vừa nhận, và mọi việc phải xếp lùi từ đó.
Yêu cầu bổ sung
Trả lời đúng phạm vi: không thiếu, và cũng không thừa
Trả lời thiếu thì hồ sơ đứng yên. Trả lời thừa thì mở ra những câu hỏi không ai hỏi. Phạm vi đúng là phạm vi văn bản nêu, không hơn không kém.
Yêu cầu bổ sung
Đọc một yêu cầu bổ sung: tách thành từng ý trước khi làm bất cứ việc gì
Một công văn bổ sung thường chứa nhiều yêu cầu trộn trong vài đoạn văn. Việc đầu tiên không phải là đi xin giấy — mà là tách nó ra thành danh sách.
Sắp xếp hồ sơ
Một lượt rà cuối cùng trước khi đóng tập hồ sơ
Sáu vòng kiểm, mỗi vòng nhìn một thứ. Làm riêng từng vòng thì bắt được lỗi; đọc lướt cả tập một lần thì không.
Sắp xếp hồ sơ
Sắp theo dòng thời gian: khi hồ sơ phải kể một quá trình liền mạch
Có những phần của hồ sơ không phải là danh sách mà là một câu chuyện có đầu có cuối. Với chúng, thứ tự thời gian là thứ tự duy nhất đúng.
Sắp xếp hồ sơ
Bản gốc, bản sao và bản dịch nằm ở đâu trong tập
Ba dạng của cùng một tài liệu, và ba chỗ khác nhau. Nhầm chỗ không làm hồ sơ sai, nhưng làm người đọc mất thời gian tìm.
Sắp xếp hồ sơ
Danh mục đối chiếu: bảng kiểm bạn tự dựng để biết mình đang thiếu gì
Khác với trang đầu mục — thứ mô tả cái đang có — danh mục đối chiếu mô tả cái phải có. Nó là công cụ làm việc, không phải tài liệu nộp.
Sắp xếp hồ sơ
Trang đầu mục: tờ giấy có giá trị cao nhất trong cả bộ hồ sơ
Một trang liệt kê những gì có trong tập và mỗi thứ ở đâu. Nó mất mười phút để làm và nó đổi hẳn trải nghiệm của người đọc.
Sắp xếp hồ sơ
Nguyên tắc sắp xếp: theo cách người đọc sẽ đọc, không theo cách bạn thu thập
Bạn thu thập theo thứ tự cái nào có trước. Người đọc đọc theo thứ tự câu hỏi của họ. Hai thứ tự ấy hầu như không bao giờ trùng nhau.