Một trang liệt kê những gì có trong tập và mỗi thứ nằm ở đâu. Nó mất mười phút để làm, và với một bộ hồ sơ dày nó là tờ giấy có giá trị cao nhất — vì nó quyết định người đọc mất bao lâu để tìm thấy thứ họ cần.
Trang đầu mục gồm gì
Tên người hoặc tên phần mà tập này thuộc về.
Danh sách tài liệu theo thứ tự trong tập, mỗi dòng một tài liệu, có số thứ tự.
Với mỗi dòng: tên tài liệu, ai cấp, ngày cấp, và nếu có bản dịch thì ghi rõ bản dịch đi kèm.
Và một cột trạng thái nếu cần: bản gốc hay bản sao, đã qua bước công nhận hay chưa.
Chỉ vậy. Trang đầu mục là một bản đồ, không phải một bài trình bày.
Những gì không nên đưa vào
Diễn giải và biện luận. Trang này nói tài liệu nào ở đâu, không nói tài liệu ấy chứng minh điều gì theo cách bạn muốn hiểu.
Thông tin không có trong tập. Nếu bạn nhắc tới một tài liệu mà nó không nằm trong đó, người đọc sẽ đi tìm — và không thấy.
Và những ghi chú mang tính cá nhân. Trang này là tài liệu hành chính, không phải thư ngỏ.
Một trang cho mỗi tập con
Với hồ sơ nhiều phần, mỗi phần nên có trang đầu mục riêng thay vì một trang khổng lồ cho cả bộ.
Lý do thực tế: người đọc thường làm việc với một phần tại một thời điểm, và một trang đầu mục của đúng phần ấy hữu ích hơn nhiều so với việc phải tìm trong một danh sách dài.
Và nếu cần, một trang tổng ở ngoài cùng liệt kê các phần chứ không liệt kê từng tài liệu.
Đánh số: quy ước đơn giản nhất
Nếu bên nhận cho phép đánh số, hãy dùng một quy ước có thể mở rộng được — vì bạn gần như chắc chắn sẽ phải thêm tài liệu sau khi đã đánh số.
Cách đơn giản: đánh số theo phần, mỗi phần bắt đầu lại. Thêm một tài liệu vào một phần thì chỉ đánh lại phần ấy.
Ghi số ở chỗ không che nội dung và không đè lên phần có dấu — và chỉ ghi lên bản sao hoặc lên nhãn phân cách, không ghi lên bản gốc.
Và nếu không được phép ghi lên tài liệu, hãy dùng nhãn phân cách giữa các tài liệu và đánh số trên nhãn.
Phân cách giữa các phần: đơn giản nhưng đừng bỏ
Một tập dày mà không có gì phân cách thì người đọc phải lật từng trang để biết mình đang ở phần nào. Vài tờ phân cách giải quyết chuyện đó gần như hoàn toàn.
Cách tối giản: một tờ giấy trơn, in tên phần ở giữa, đặt trước mỗi phần. Không cần màu, không cần nhãn dán, không cần gì cầu kỳ.
Nếu được phép dùng tab giấy, ghi tên phần lên tab thay vì đánh số trần — người đọc nhớ chữ dễ hơn nhớ số.
Và giữ tên phần khớp đúng với tên trên trang đầu mục. Đây là chi tiết hay bị bỏ qua: trang đầu mục ghi "Tài chính", tờ phân cách ghi "Chứng minh khả năng tài chính", rồi người đọc phải tự suy ra hai cái là một.
Một lưu ý về hình thức nộp: nếu hồ sơ nộp bản điện tử thì tờ phân cách thường trở thành tên tệp và cấu trúc thư mục. Nguyên tắc không đổi — tên phải khớp với danh mục, và không được có phần nào không xuất hiện trong danh mục.
Trang đầu mục còn có ích cho chính bạn
Đây là lý do nên làm nó ngay cả khi bên nhận không yêu cầu và không cho nộp kèm.
Khi có yêu cầu bổ sung, bạn tra trang đầu mục thay vì lục cả tập.
Khi cần cho một thủ tục khác, bạn biết ngay mình có gì và tài liệu nào còn hiệu lực.
Và khi hồ sơ kéo dài, nó là bản ghi về tình trạng của bộ hồ sơ tại thời điểm nộp — thứ mà sau vài tháng không ai nhớ nổi.
Nếu bên nhận không cho nộp kèm, hãy giữ nó trong bộ sao lưu của bạn. Giá trị của nó không mất đi vì không được nộp.
Quy định về việc kèm trang đầu mục, về đánh số và về nhãn phân cách khác nhau theo từng nơi — hãy hỏi trước khi làm, và tuân thủ nếu họ có quy định riêng.
Trang đầu mục có bắt buộc không?
Thường không, nhưng nó có giá trị lớn. Hãy hỏi bên nhận xem có được kèm không, và giữ nó trong bộ sao lưu dù thế nào.
Tôi nên đánh số thế nào?
Theo phần, mỗi phần bắt đầu lại — để khi thêm tài liệu bạn chỉ đánh lại một phần.
Có được ghi số lên tài liệu không?
Không nên ghi lên bản gốc hoặc lên phần có dấu. Hãy dùng nhãn phân cách và đánh số trên nhãn.
Một trang cho cả bộ hay nhiều trang?
Mỗi phần một trang, và nếu cần thì thêm một trang tổng liệt kê các phần — không liệt kê từng tài liệu.
