Đây là công cụ trung tâm của cả site: với mỗi loại giấy trong hồ sơ, bạn điền đúng năm ô. Khi năm ô đã đầy, bạn biết chính xác phải làm gì với tờ giấy ấy — và quan trọng hơn, biết khi nào phải bắt đầu.
Bảy chuyên mục còn lại của site đều quay về phiếu này, mỗi chuyên mục đi sâu vào một loại giấy.
Ô một: ai cấp
Không phải "xin ở đâu" mà là cơ quan hoặc tổ chức nào có thẩm quyền cấp. Hai thứ này khác nhau khi cùng một loại giấy được cấp bởi nhiều nơi.
Cần ghi thêm: nơi ấy ở nước nào · có nhận yêu cầu từ xa không · và nếu không thì ai làm hộ được.
Ô này quyết định giấy ấy mất bao lâu, nên nó là ô điền đầu tiên.
Ô hai: dạng nào được chấp nhận
Bản gốc, bản sao, bản sao có chứng thực, hay bản điện tử — và ai chứng thực thì được chấp nhận.
Nguồn duy nhất cho ô này: cơ quan sẽ tiếp nhận hồ sơ, không phải nơi cấp giấy. Hai nơi có hai bộ yêu cầu và chỉ bên nhận mới quyết định được.
Điền sai ô này là nguyên nhân phổ biến nhất của việc phải làm lại cả một chuỗi.
Ô ba: hiệu lực
Giấy này có thời hạn không, tính từ ngày nào, và bên nhận tính hiệu lực theo mốc nào — ngày nộp, ngày tiếp nhận, hay ngày xét.
Ghi hai con số: giấy có giá trị bao lâu, và mất bao lâu để lấy. Hiệu số của chúng chính là khoảng thời gian bạn được phép khởi động nó.
Đây là ô làm nên toàn bộ bài toán thứ tự của một bộ hồ sơ.
Ô bốn: có cần dịch và hợp pháp hoá không
Ba câu trong một ô: có cần dịch không · dịch bởi ai thì được chấp nhận · và có cần bước công nhận nào sau khi dịch không.
Lưu ý: bản dịch có thể có thời hạn riêng, khác với thời hạn của bản gốc. Nếu có, hãy ghi cả hai vào ô ba.
Hai chuyên mục riêng của site dành cho ô này, vì nó là chỗ tốn thời gian nhất và cũng là chỗ hay sai dạng nhất.
Ô năm: đặt ở đâu trong tập
Giấy này thuộc phần nào của bộ hồ sơ, đứng sau giấy nào, và nó chứng minh cho khẳng định nào.
Vế cuối quan trọng nhất: mỗi tờ giấy trong hồ sơ nên trả lời được câu "tôi ở đây để chứng minh điều gì". Tờ nào không trả lời được thường là tờ không cần có — hoặc là tờ bạn chưa hiểu vì sao được yêu cầu.
Một ví dụ về việc năm ô làm lộ ra vấn đề
Hình dung một loại giấy phải xin ở nước cũ, có thời hạn hiệu lực ngắn, và cần cả dịch lẫn một bước công nhận.
Ô một cho biết nó mất một khoảng đáng kể vì phải nhờ người ở xa. Ô ba cho biết nó chỉ có giá trị trong một khoảng ngắn. Ô bốn thêm một chuỗi nữa vào sau khi đã có bản gốc.
Ba ô ấy đặt cạnh nhau làm lộ ra một khả năng mà nếu nhìn từng ô thì không thấy: thời gian để lấy cộng với thời gian dịch và công nhận có thể dài hơn chính thời hạn hiệu lực của nó.
Nếu đúng vậy, đây là một bài toán phải giải trước chứ không phải phát hiện giữa chừng — và cách giải thường là hỏi bên nhận xem hiệu lực được tính theo mốc nào. Câu trả lời ấy đôi khi mở ra lối đi mà bạn không tự suy được.
Cách dùng bộ phiếu
Mỗi loại giấy một phiếu, xếp thành một tập. Ô nào chưa điền được là một câu hỏi cụ thể để mang tới cơ quan tiếp nhận.
Sắp thứ tự làm theo ô một và ô ba: cái nào mất nhiều thời gian nhất và không hết hạn thì khởi động trước; cái nào có hạn ngắn thì canh ngược từ ngày nộp.
Và đánh dấu trạng thái trên chính phiếu: chưa bắt đầu · đang chờ · đã có · đã dịch · đã hợp pháp hoá · đã xếp vào tập. Sáu trạng thái ấy đủ cho mọi loại giấy.
Bộ phiếu này còn có một tác dụng về sau: khi bị yêu cầu bổ sung, bạn biết ngay tờ nào đã nộp, ở dạng nào, và lấy lại ở đâu.
Mọi nội dung điền vào ô hai và ô ba phải lấy từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn, và nên hỏi lại gần ngày nộp vì yêu cầu có thể thay đổi.
Ô nào quan trọng nhất?
Ô hai và ô ba. Sai dạng giấy tờ hoặc sai thời điểm là hai nguyên nhân phổ biến nhất khiến phải làm lại.
Tôi hỏi ô hai ở đâu?
Ở cơ quan sẽ tiếp nhận hồ sơ, không phải nơi cấp giấy. Chỉ bên nhận mới quyết định được dạng nào họ chấp nhận.
Phiếu này có cần cho mọi giấy tờ không?
Nên, kể cả những tờ đơn giản. Chính những tờ trông đơn giản hay bị bỏ qua phần dạng và hiệu lực.
Tôi giữ bộ phiếu này sau khi nộp để làm gì?
Để biết đã nộp gì ở dạng nào và lấy lại ở đâu, khi có yêu cầu bổ sung hoặc khi cần cho một hồ sơ khác về sau.
