Một bản dịch bị trả về thường không thiếu ở phần nội dung chính. Nó thiếu ở những thứ quanh nội dung: con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề, và mặt sau của tờ giấy.
Đây là loại thiếu sót dễ tránh nhất và cũng hay xảy ra nhất, vì cả người dịch lẫn người đặt dịch đều tập trung vào phần chữ ở giữa.
Năm phần thường phải được thể hiện
Toàn bộ nội dung chính, gồm cả những phần in sẵn trên biểu mẫu chứ không chỉ phần điền vào.
Mọi con dấu, với nội dung chữ trên dấu được thể hiện. Một bản dịch chỉ ghi chú rằng "có dấu" mà không thể hiện nội dung thường không đủ.
Chữ ký và thông tin về người ký — chức danh, tên nếu đọc được.
Ghi chú bên lề, phần đính chính, và các ghi chú viết tay. Chúng hay bị bỏ qua vì trông như không thuộc nội dung chính, trong khi chúng có thể là phần quan trọng nhất của tờ giấy.
Và mặt sau. Nhiều giấy tờ có nội dung ở mặt sau — tiếp theo của nội dung chính, hoặc các ghi chú, hoặc một phần xác nhận.
Cách đặt yêu cầu cho đúng
Khi gửi giấy tờ đi dịch, hãy nói rõ: dịch toàn bộ nội dung trên cả hai mặt, gồm dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và mọi phần đính chính.
Và gửi bản chụp cả hai mặt cho mọi tờ, kể cả những tờ bạn nghĩ mặt sau trống. Người dịch chỉ dịch được những gì họ nhận được.
Nếu có phần không đọc được, hãy hỏi cách xử lý — thường bản dịch sẽ ghi nhận điều đó theo một hình thức nhất định thay vì bỏ qua.
Hình thức trình bày của bản dịch
Ngoài nội dung, nhiều hệ thống có yêu cầu về hình thức bản dịch.
Bố cục phản ánh bản gốc, để người đọc đối chiếu được từng phần.
Ghi chú về những gì không dịch được hoặc về những phần chỉ có hình ảnh.
Và phần cam kết của người dịch kèm thông tin về tư cách của họ, ở dạng mà bên nhận yêu cầu.
Ba yêu cầu này nên được hỏi cùng lúc với câu hỏi về nguồn dịch, và nên được chuyển cho đơn vị dịch ngay từ đầu.
Trường hợp tờ giấy đã song ngữ sẵn
Một số giấy tờ được cấp ở dạng có hai ngôn ngữ ngay trên tờ. Điều này không tự động nghĩa là không cần dịch.
Câu hỏi cho bên nhận: tờ này đã đủ chưa, hay vẫn cần một bản dịch riêng. Câu trả lời phụ thuộc vào việc ngôn ngữ thứ hai trên tờ có phải ngôn ngữ họ yêu cầu không, và vào việc phần song ngữ có bao phủ toàn bộ nội dung không.
Chỗ hay vướng: nhiều giấy song ngữ chỉ song ngữ ở phần in sẵn, còn phần điền vào và phần dấu thì chỉ có một ngôn ngữ. Khi ấy vẫn cần dịch phần còn lại.
Kiểm bản dịch trước khi nhận
Đừng nhận rồi mới kiểm ở nhà. Hãy kiểm ngay khi nhận, trong lúc còn dễ yêu cầu sửa.
Đếm số trang và so với bản gốc.
Kiểm mọi tên riêng theo bảng tên chuẩn của bạn.
Kiểm mọi con số — ngày tháng, số hiệu — bằng một lượt đọc riêng chỉ nhìn con số.
Và kiểm phần dấu, chữ ký, ghi chú và mặt sau đã được thể hiện chưa.
Bốn việc này mất mười phút và chúng bắt được gần hết những gì có thể sai ở tầng này.
Gửi đi dịch: chuẩn bị một lần cho cả bộ
Việc gửi giấy tờ đi dịch hiệu quả hơn nhiều nếu bạn chuẩn bị một gói đầy đủ thay vì gửi lắt nhắt.
Gói ấy nên gồm: bản chụp cả hai mặt của mọi tờ · bảng tên chuẩn · danh sách yêu cầu về hình thức mà bên nhận đưa ra · và ngôn ngữ đích.
Thêm một danh sách thứ tự ưu tiên, nếu một số tờ cần gấp hơn vì chúng nằm trong chuỗi dài hơn.
Và giữ một bản của chính gói ấy. Khi có tờ phải dịch lại, bạn gửi lại đúng gói cũ thay vì dựng lại yêu cầu từ đầu — và bản dịch mới sẽ nhất quán với những bản đã có.
Khi nội dung bản gốc có chỗ khó hiểu
Nếu bản gốc có một phần mà chính bạn cũng không rõ nghĩa — một ghi chú cũ, một dòng viết tay — đừng để người dịch tự đoán.
Hãy hỏi nơi cấp về nghĩa của phần ấy, hoặc nêu rõ trong hồ sơ rằng nội dung đó không rõ. Một bản dịch đoán sai nghĩa gây ra nhiều rắc rối hơn một ghi chú trung thực về việc không đọc được.
Yêu cầu về phạm vi và hình thức bản dịch khác nhau theo từng nơi nhận hồ sơ — hãy hỏi họ, và chuyển đầy đủ yêu cầu ấy cho đơn vị dịch trước khi bắt đầu.
Con dấu có cần dịch không?
Ở phần lớn hệ thống là có, với nội dung chữ trên dấu được thể hiện. Một ghi chú rằng "có dấu" thường không đủ.
Mặt sau trống thì có cần gửi đi dịch không?
Nên gửi bản chụp cả hai mặt cho mọi tờ. Người dịch chỉ xử lý được những gì họ nhận, và một số mặt sau có nội dung mà bạn không để ý.
Có phần trên giấy không đọc được thì sao?
Hãy hỏi cách ghi nhận điều đó trong bản dịch. Đừng để người dịch đoán nghĩa.
Tôi kiểm bản dịch thế nào cho nhanh?
Đếm trang, kiểm tên theo bảng chuẩn, đọc một lượt riêng chỉ nhìn con số, và kiểm dấu cùng ghi chú đã được thể hiện chưa.
