Bản dịch là một tài sản dùng lại được. Ở nơi mới bạn sẽ còn cần tới chúng nhiều lần — cho các thủ tục hành chính, cho việc học của con, cho những bước tiếp theo — và mỗi lần phải làm lại là cả một chuỗi ba tầng.
Vì vậy hai việc nhỏ ở bài này có giá trị vượt xa bộ hồ sơ hiện tại.
Kiểm khi nhận: danh sách sáu mục
Một: đếm số trang và so với bản gốc, gồm cả mặt sau.
Hai: kiểm mọi tên riêng theo bảng tên chuẩn của bạn — tên người, tên cơ quan, địa danh.
Ba: đọc một lượt riêng chỉ nhìn con số. Ngày tháng, số hiệu, mã số. Tách khỏi nội dung thì các sai lệch hiện lên ngay.
Bốn: kiểm dấu, chữ ký và ghi chú đã được thể hiện chưa.
Năm: kiểm phần cam kết của người dịch đã đủ yếu tố mà bên nhận yêu cầu chưa.
Sáu: kiểm bố cục có cho phép đối chiếu với bản gốc không.
Sáu mục này làm ngay tại chỗ nhận, không mang về nhà — vì sửa ngay lúc ấy dễ hơn nhiều so với quay lại sau vài ngày.
Lưu để dùng lại
Giữ bản dịch cùng bản gốc tương ứng, kẹp thành một cặp. Tách rời chúng ra là cách nhanh nhất để về sau không biết bản dịch này thuộc tờ nào.
Ghi lên phiếu giấy tờ: dịch ngày nào, ai dịch, và liên hệ ở đâu. Nếu cần dịch lại hoặc cần một bản nữa, thông tin ấy tiết kiệm cả một vòng tìm lại.
Hỏi đơn vị dịch xem họ lưu bản điện tử bao lâu và có cấp lại bản mới từ đó được không. Nhiều nơi có, và điều đó rẻ hơn hẳn việc dịch lại từ đầu.
Và xin dư ngay từ đầu nếu chi phí cho bản thứ hai nhỏ. Bạn sẽ cần chúng.
Ba mục kiểm thêm khi nhận cả một lô
Khi nhận nhiều bản dịch cùng lúc, ngoài sáu mục cho từng tờ còn ba mục cho cả lô.
Đối chiếu danh sách nhận với danh sách gửi. Đủ số tờ, và đúng những tờ bạn đã gửi — trong một lô lớn, việc thiếu một tờ rất dễ không bị để ý.
Kiểm tính nhất quán chéo giữa các bản dịch. Cùng một tên, cùng một tổ chức, cùng một loại giấy phải được dịch giống nhau ở mọi tờ. Đây là lỗi chỉ thấy khi đặt các bản cạnh nhau.
Và kiểm ngày dịch trên từng bản. Nếu một lô được làm rải ra trong nhiều ngày, những bản làm sớm nhất là những bản hết hạn trước — và bạn cần biết tờ nào để canh.
Một lưu ý về bản điện tử
Hãy chụp hoặc quét toàn bộ bản dịch và lưu ở nơi bạn truy cập được từ bất kỳ đâu.
Không phải để nộp — phần lớn nơi nhận cần bản có yếu tố hình thức đầy đủ. Mà để khi cần bạn biết chính xác nội dung, và để nếu mất bản giấy bạn có cơ sở yêu cầu cấp lại.
Những bản dịch bạn sẽ cần ở nơi mới
Ngoài bộ hồ sơ, có một nhóm giấy tờ mà gần như ai chuyển tới nơi mới cũng cần bản dịch — và người ta thường chỉ nhận ra khi đã ở đó.
Giấy tờ hộ tịch, cho các thủ tục đăng ký ban đầu và cho việc ghi danh cho con đi học.
Giấy tờ về học vấn và nghề nghiệp, cho việc tìm việc hoặc cho các thủ tục công nhận trình độ.
Giấy tờ y tế, nếu có người trong nhà đang điều trị.
Và giấy tờ về phương tiện hoặc về bằng lái, nếu bạn định dùng chúng ở nơi mới.
Khi đang dịch cho hồ sơ, chi phí biên để dịch thêm những tờ này thường nhỏ — và việc dịch chúng tại nơi cũ, nơi bạn còn bản gốc trong tay, dễ hơn nhiều so với việc làm từ xa sau này.
Ba điều khép lại chuyên mục dịch thuật và công chứng
Thứ nhất, câu hỏi đầu tiên là ai dịch thì được chấp nhận — và chỉ bên nhận hồ sơ trả lời được. Sai nguồn dịch không sửa được bằng cách sửa bản dịch.
Thứ hai, bản dịch là một giấy tờ riêng với nguồn riêng, hiệu lực riêng và cách hỏng riêng. Nó xứng đáng một dòng riêng trong bộ phiếu của bạn.
Thứ ba, tên riêng phải nhất quán trong toàn bộ hồ sơ, lấy giấy tờ tuỳ thân làm chuẩn — và bảng tên phải được gửi cho người dịch ngay từ đầu, vì họ không có cách nào tự biết.
Chuyên mục sau của site nói về bước công nhận — tầng thứ ba của chuỗi. Mọi yêu cầu về nguồn dịch, hình thức và thời hạn phải lấy từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn, và nên hỏi trước khi dịch tờ đầu tiên.
Tôi nên kiểm bản dịch ở đâu?
Ngay tại chỗ nhận, không mang về nhà. Sửa ngay lúc ấy dễ hơn nhiều so với quay lại sau vài ngày.
Đơn vị dịch có lưu bản của tôi không?
Nhiều nơi có lưu bản điện tử trong một thời gian và cấp lại được. Hãy hỏi và ghi lại thông tin liên hệ.
Tôi nên xin bao nhiêu bản dịch?
Nhiều hơn số cần cho hồ sơ hiện tại, nếu chi phí bản thêm nhỏ. Bạn sẽ còn cần chúng cho các thủ tục ở nơi mới.
Bản chụp bản dịch có nộp được không?
Thường không, vì bên nhận cần bản có đủ yếu tố hình thức. Hãy lưu bản chụp để tra cứu và để có cơ sở yêu cầu cấp lại.
