Đây là ô số hai trong phiếu giấy tờ, và điền sai nó là nguyên nhân phổ biến nhất của việc phải làm lại cả một chuỗi — vì bản dịch và bước công nhận đều dựa trên dạng bản gốc.
Bốn dạng thường gặp
Bản gốc. Tờ giấy do chính cơ quan có thẩm quyền cấp và giao cho bạn. Với nhiều loại giấy tờ hộ tịch, bạn có thể xin cấp nhiều bản gốc — và điều đó thường tiện hơn nhiều so với việc chỉ có một.
Bản trích lục hoặc bản cấp lại. Cũng do cơ quan có thẩm quyền cấp, nhưng là bản mới được lập từ sổ gốc. Ở nhiều nơi nó tương đương bản gốc; ở một số nơi thì không — và đây là điểm phải hỏi.
Bản sao có chứng thực. Một bản sao được một chủ thể có thẩm quyền xác nhận là sao đúng từ bản gốc. Ai được phép chứng thực thì khác nhau theo từng nước.
Bản sao thường và ảnh chụp. Hầu như không bao giờ đủ cho các giấy tờ quan trọng, dù chúng rất tiện để bạn tự lưu.
Ba câu phải hỏi cho từng loại giấy
Bên nhận chấp nhận dạng nào. Hỏi chính cơ quan tiếp nhận hồ sơ, không hỏi nơi cấp giấy.
Ai chứng thực được thì được chấp nhận. Đây là câu hay bị bỏ qua nhất: một bản sao được chứng thực đúng quy định của nước bạn đang ở chưa chắc được chấp nhận ở nước sẽ nhận hồ sơ.
Và bản gốc có bị giữ lại không. Nếu có, bạn cần xin thêm bản gốc trước — vì nhiều giấy tờ hộ tịch bạn sẽ còn cần cho những việc khác trong nhiều năm.
Vì sao nên xin nhiều bản gốc ngay từ đầu
Với các giấy tờ hộ tịch, việc xin thêm bản khi bạn còn ở gần nơi cấp thường dễ và nhanh. Xin từ nước ngoài về sau thì khó hơn nhiều.
Và bạn sẽ cần chúng nhiều hơn dự tính: một bản cho hồ sơ này, một bản cho thủ tục ở nơi mới, một bản giữ lại, và một bản dự phòng cho những việc chưa nghĩ tới.
Nguyên tắc thực dụng: khi đang xin, hãy xin nhiều hơn số bạn nghĩ cần. Phần chênh lệch nhỏ so với việc phải xin lại từ xa.
Dạng bản quyết định cả chuỗi phía sau
Đây là lý do ô số hai phải điền trước khi bạn đi xin bất cứ thứ gì.
Bản dịch được thực hiện từ dạng nào. Ở nhiều nơi, bản dịch phải được làm từ bản gốc hoặc bản sao có chứng thực — dịch từ một bản chụp thì không được chấp nhận, dù nội dung y hệt.
Bước công nhận áp cho dạng nào. Tương tự: một số bước chỉ thực hiện được trên bản gốc hoặc trên bản đã được chứng thực đúng cách.
Và mỗi lần sai dạng là làm lại cả chuỗi, không phải chỉ làm lại một bước — vì các bước sau đều dựa trên bước trước.
Một cuộc gọi hỏi cho rõ ô này trước khi bắt đầu tiết kiệm được nhiều tuần, và nó là việc rẻ nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị.
Ba tình huống hay vướng
Giấy tờ cũ không còn bản gốc. Hãy hỏi nơi cấp về việc cấp lại từ sổ gốc — ở nhiều hệ thống việc này làm được, và bản cấp lại thường được chấp nhận.
Nơi cấp không còn tồn tại. Hãy hỏi cơ quan kế thừa hoặc cơ quan lưu trữ. Nếu thật sự không có, hãy hỏi cơ quan tiếp nhận về cơ chế cho trường hợp không cung cấp được — đừng tự tìm cách thay thế.
Bản gốc bị hỏng hoặc rách. Hãy xin cấp lại thay vì nộp một bản gốc không còn nguyên vẹn, vì nó có thể bị từ chối và bạn mất thời gian ở bước cuối.
Điều tuyệt đối không nên làm
Không chỉnh sửa bất kỳ tờ giấy nào, kể cả để sửa một lỗi mà bạn biết là lỗi của nơi cấp.
Nếu một giấy tờ có sai sót, cách đúng là xin nơi cấp sửa hoặc cấp lại, hoặc xin một giấy xác nhận về sai sót ấy. Việc tự sửa — dù thiện chí — biến một lỗi hành chính thành một vấn đề về tính trung thực của hồ sơ.
Dạng giấy tờ được chấp nhận, chủ thể có thẩm quyền chứng thực và thủ tục cấp lại khác nhau hoàn toàn theo từng nước — hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ về dạng, và hỏi nơi cấp về thủ tục cấp lại.
Bản trích lục có tương đương bản gốc không?
Ở nhiều nơi là có, ở một số nơi thì không. Đây là câu phải hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Ai được phép chứng thực bản sao?
Khác nhau theo từng nước, và điều quan trọng là bên nhận hồ sơ chấp nhận ai. Hãy hỏi họ chứ không suy từ quy định nơi bạn đang ở.
Tôi nên xin bao nhiêu bản gốc?
Nhiều hơn số bạn nghĩ cần, khi còn ở gần nơi cấp. Xin lại từ nước ngoài về sau khó hơn nhiều.
Giấy tờ của tôi có sai sót thì sao?
Hãy xin nơi cấp sửa hoặc cấp lại, hoặc xin giấy xác nhận về sai sót. Tuyệt đối không tự chỉnh sửa.
