Viết tên riêng nhất quán trong toàn bộ bản dịch

Cùng một cái tên có thể ra nhiều biến thể khi chuyển sang ngôn ngữ khác, và mỗi biến thể đều đúng theo một quy tắc chuyển tự nào đó. Không có biến thể nào sai — nhưng trong một bộ hồ sơ, chỉ được có một.

Đây là một trong những chi tiết nhỏ gây ra nhiều yêu cầu bổ sung nhất, vì nó lặng lẽ và vì nó xuất hiện ở mọi tờ giấy.

Chọn chuẩn: lấy giấy tờ tuỳ thân làm gốc

Nguyên tắc đơn giản và áp dụng được ở mọi nơi: cách viết tên trong giấy tờ tuỳ thân quốc tế của bạn là chuẩn, và mọi bản dịch phải theo đúng cách viết ấy.

Lý do: đó là cách viết mà bên nhận sẽ đối chiếu, vì giấy tờ tuỳ thân là thứ họ dùng để định danh bạn.

Áp cho mọi người trong hồ sơ, mỗi người theo giấy tờ tuỳ thân của chính họ.

Và áp cho cả những tên không phải của bạn: tên cha mẹ, tên người bảo lãnh, tên trong các giấy tờ về quan hệ gia đình. Nếu những người ấy có giấy tờ tuỳ thân quốc tế, hãy theo cách viết trong đó.

Lập bảng tên trước khi dịch

Đây là việc mười phút và nó ngăn được phần lớn sự cố.

Liệt kê mọi tên riêng sẽ xuất hiện trong bộ hồ sơ: người trong hồ sơ, người thân được nhắc tới, và cả tên tổ chức nếu chúng xuất hiện nhiều lần.

Với mỗi tên, ghi cách viết chuẩn và nguồn của nó.

Rồi gửi bảng ấy cho người dịch ngay từ đầu, kèm yêu cầu rõ ràng là dùng đúng những cách viết này chứ không tự chuyển tự.

Người dịch không có cách nào tự biết bạn muốn cách viết nào, nên nếu bạn không nói, họ sẽ dùng quy tắc của họ — và quy tắc ấy có thể khác với giấy tờ tuỳ thân của bạn.

Bốn chỗ hay lệch

Thứ tự các phần của tên. Cách sắp xếp trong giấy tờ tuỳ thân có thể khác với cách sắp thông thường, và bản dịch nên theo giấy tờ.

Dấu và ký tự đặc biệt. Có giữ hay bỏ, và nếu bỏ thì bỏ thế nào — đây là nguồn lệch phổ biến nhất với tiếng có dấu.

Tên đệm. Có giữ đầy đủ hay viết tắt, và viết tắt theo cách nào.

Và địa danh. Tên nơi sinh, nơi cư trú — chúng cũng là tên riêng và cũng cần nhất quán. Thêm nữa, một số địa danh đã đổi tên, nên hãy quyết định dùng tên nào và giữ nguyên.

Khi bản gốc và giấy tờ tuỳ thân đã khác nhau

Đây là tình huống khác với chuyện dịch, và nó thuộc về chuyên mục giấy tờ hộ tịch — nhưng nó ảnh hưởng tới bản dịch nên cần nói ở đây.

Bản dịch phải phản ánh trung thực bản gốc, kể cả khi bản gốc ghi khác với giấy tờ tuỳ thân của bạn. Người dịch không được sửa cho khớp, và bạn cũng không nên yêu cầu điều đó.

Cách xử lý đúng: để bản dịch trung thực với bản gốc, rồi kèm một giấy tờ nối hai cách viết lại với nhau, hoặc một trang giải thích.

Việc yêu cầu người dịch viết khác với bản gốc — dù chỉ để cho khớp — biến một chỗ lệch hành chính thành một vấn đề về tính chính xác của bản dịch.

Nhất quán không chỉ ở tên người

Ngoài tên riêng, có ba nhóm nữa cần thống nhất trong toàn bộ bản dịch — và chúng hay bị bỏ qua vì không ai nghĩ chúng là "tên".

Tên các cơ quan và tổ chức. Nơi cấp giấy, trường học, nơi làm việc. Nếu cùng một tổ chức xuất hiện trong nhiều tờ với ba cách dịch khác nhau, người đọc phải tự đoán đó có phải một nơi hay không.

Tên các loại giấy tờ và chức danh. Cùng một loại giấy nên được gọi bằng cùng một cách trong toàn bộ hồ sơ.

Và cách ghi ngày tháng. Một quy ước duy nhất cho cả bộ, và tốt nhất là quy ước ghi tên tháng bằng chữ để không ai đọc nhầm thứ tự.

Ba nhóm này nên nằm trong cùng bảng với tên người, và cùng được gửi cho người dịch ngay từ đầu.

Nếu đã lỡ dịch không nhất quán

Hãy kiểm xem sự lệch nằm ở đâu: giữa các bản dịch với nhau, hay giữa bản dịch và bản gốc.

Nếu giữa các bản dịch, hãy yêu cầu dịch lại những tờ lệch theo bảng tên chuẩn. Thường đơn vị dịch sẽ sửa, và nếu bước công nhận chưa làm thì chi phí không lớn.

Nếu bản dịch lệch với bản gốc, đó là lỗi của bản dịch và phải được sửa — đây không phải chỗ để giải thích.

Yêu cầu về cách viết tên trong bản dịch và về giấy tờ nối khác nhau theo từng nơi nhận — hãy hỏi họ khi có tình huống lệch, và hỏi trước khi dịch nếu bạn đã biết mình có chỗ lệch.