Nhiều người canh thời hạn hiệu lực cho bản gốc rồi quên rằng bản dịch có thể có đồng hồ riêng. Đây là lỗi làm hỏng cả một chuỗi đã hoàn tất — vì khi bản dịch hết hạn, bước công nhận sau nó cũng phải làm lại.
Ba khả năng về thời hạn của bản dịch
Bản dịch không có thời hạn riêng. Nó sống cùng bản gốc: bản gốc còn hiệu lực thì bản dịch còn dùng được. Đây là trường hợp dễ nhất.
Bản dịch có thời hạn riêng, tính từ ngày dịch. Với những bản gốc không có hạn, đây là điều gây bất ngờ — bạn có một tờ gốc dùng được mãi nhưng bản dịch của nó thì không.
Và bước công nhận có thời hạn riêng nữa, khác với cả hai cái trên. Trường hợp này ít gặp hơn nhưng nó tồn tại.
Ba khả năng ấy dẫn tới ba cách canh lịch khác nhau, nên câu hỏi phải được đặt rõ ràng ngay từ đầu.
Câu hỏi cụ thể nên đặt
Bản dịch có thời hạn không · nếu có thì tính từ ngày nào · và bước công nhận sau nó có thời hạn riêng không.
Hỏi bên nhận hồ sơ, không hỏi đơn vị dịch — vì đây là yêu cầu của bên nhận chứ không phải đặc điểm của bản dịch.
Và hỏi thêm: hiệu lực tính tới mốc nào — ngày nộp, ngày tiếp nhận, hay ngày xét. Cùng câu hỏi như với mọi giấy tờ có hạn khác.
Đưa vào tính toán cửa sổ khởi động
Nếu bản dịch có hạn, nó đổi hẳn cách tính đã mô tả ở chuyên mục trước.
Trước: bạn tính cửa sổ cho bản gốc rồi cộng thêm thời gian dịch và công nhận vào phía sau.
Giờ: bạn phải tính hai cửa sổ chồng lên nhau — một cho bản gốc, một cho bản dịch — và tìm phần chung.
Với những giấy tờ có bản gốc hạn ngắn và bản dịch cũng có hạn, phần chung ấy có thể rất hẹp. Đó là lý do nhóm giấy có hạn ngắn cần được tính kỹ nhất.
Vì sao bản dịch lại được đặt thời hạn
Biết lý do giúp bạn đoán được trường hợp nào có khả năng có hạn, trước cả khi hỏi.
Vì bản dịch là một xác nhận tại thời điểm. Người dịch xác nhận rằng bản gốc họ nhìn thấy có nội dung như vậy — và xác nhận ấy được coi là có tuổi, giống mọi xác nhận khác.
Và vì bản gốc có thể đã thay đổi. Một số loại giấy tờ có thể được đính chính hoặc cập nhật sau khi cấp, nên một bản dịch cũ có thể không còn phản ánh bản gốc hiện tại.
Từ hai lý do ấy suy ra một quy luật thực tế: khả năng bản dịch có hạn cao hơn với những loại giấy mà bản thân nội dung có thể thay đổi, và thấp hơn với những giấy ghi nhận một sự kiện đã cố định.
Đây chỉ là dự đoán để bạn biết chỗ nào cần hỏi kỹ — quyết định cuối vẫn thuộc về bên nhận hồ sơ.
Một hệ quả thực tế: đừng dịch quá sớm
Với những giấy tờ gốc không có hạn, người ta hay dịch sẵn từ rất sớm để cho xong. Nếu bản dịch có thời hạn, việc ấy tạo ra một chuỗi phải làm lại.
Nguyên tắc: dịch những gì bạn chắc chắn sẽ nộp, vào thời điểm mà bản dịch còn hiệu lực tới ngày nộp.
Và với hồ sơ có ngày nộp chưa chắc chắn, hãy hỏi thêm một câu: nếu bản dịch hết hạn, có phải dịch lại từ đầu hay chỉ cần làm lại bước công nhận. Câu trả lời quyết định mức thiệt hại nếu ngày nộp dời.
Khi ngày nộp dời
Rà lại đúng như với các giấy tờ có hạn khác, nhưng nhớ rà cả hai tầng: bản gốc và bản dịch.
Trường hợp hay gặp: bản gốc vẫn còn hiệu lực, chỉ bản dịch hết. Khi đó bạn chỉ cần làm lại từ tầng dịch trở đi — nhẹ hơn nhiều so với xin lại bản gốc.
Trường hợp ngược lại: bản dịch còn hiệu lực nhưng bản gốc hết. Khi đó bản dịch cũng không dùng được nữa, vì nó dịch từ một tờ đã hết hiệu lực.
Biết hai trường hợp này giúp bạn tính đúng thiệt hại thay vì làm lại toàn bộ.
Việc bản dịch có thời hạn hay không, và cách tính, khác nhau hoàn toàn theo từng nơi nhận hồ sơ — hãy hỏi chính họ, và hỏi trước khi dịch chứ không sau.
Bản dịch có hết hạn không?
Tuỳ yêu cầu của bên nhận hồ sơ. Đây là câu phải hỏi họ trước khi dịch, vì nó quyết định thời điểm bạn nên dịch.
Tôi nên dịch sẵn từ sớm không?
Chỉ khi bản dịch không có thời hạn. Nếu có, dịch quá sớm là tạo ra một chuỗi phải làm lại.
Bản dịch hết hạn thì phải làm lại từ đâu?
Hãy hỏi trước: có phải dịch lại từ đầu hay chỉ cần làm lại bước công nhận. Câu trả lời quyết định mức thiệt hại nếu ngày nộp dời.
Bản gốc hết hạn thì bản dịch còn dùng được không?
Không, vì nó dịch từ một tờ đã hết hiệu lực. Khi đó phải làm lại cả hai tầng.
